Web aplikacija ili Excel tabela: kada firma preraste tabelu

Tabelu ste prerasli u trenutku kad dvije osobe moraju unositi u istu tabelu, ili kad ista tabela postoji u tri verzije na tri računara. Web aplikacija po mjeri kod mene počinje od 2000 KM i rješava upravo to: jedna baza podataka, pristup s računara i s telefona, i pravila koja ne dopuštaju pogrešan unos. Ako ste sami i tabela radi — ostanite na tabeli.

To je kratki odgovor. Duži je koristan jer firme ne pređu tu granicu odjednom. Pređu je postepeno, i onda jednog mjeseca potroše dva dana na usaglašavanje brojeva koji se ne poklapaju.

Šest znakova da ste prerasli tabelu

• Tabela se šalje mailom. Svaka poslana kopija postaje nova verzija istine.
• Dvoje ljudi je ne mogu otvoriti istovremeno bez da se nečiji unos izgubi.
• Neko redovno popravlja tuđe greške — pogrešan format datuma, zalijepljen tekst umjesto broja, izbrisana formula.
• Ne znate ko je šta promijenio. Nema historije izmjena, pa nema ni odgovornosti.
• Izvještaj pravite ručno, svaki mjesec, istim koracima.
• Radnik na terenu ne može unijeti podatak s telefona, pa vam ga diktira preko telefona.

Jedan znak nije problem. Tri i više znače da vas tabela košta više nego što mislite. Samo se taj trošak zove vrijeme, pa ga ne vidite na fakturi.

Šta web aplikacija radi drugačije

Web aplikacija je program kojem se pristupa preko browsera — bez instalacije, s računara i s telefona. Za firmu to znači četiri konkretne stvari.

• Jedna baza podataka. Svi vide isto stanje, u istom trenutku.
• Pravila unosa. Polje za cijenu prima samo broj. Obavezno polje se ne može preskočiti. Greške koje ste dosad hvatali ručno više se ne dogode.
• Prava pristupa. Radnik vidi svoje naloge. Vi vidite sve. Knjigovođa vidi samo ono što mu treba.
• Izvještaj na klik. Ono što ste radili dva dana napravi se u sekundi, jer su podaci već u strukturi.

Zahtjevi koje najčešće dobijam su evidencija radnih naloga i sati, stanje zaliha, i interni katalog s cijenama koji koristi više ljudi. Ništa od toga nije komplikovano samo po sebi. Komplikovano postaje kad to radi tabela.

Kada Excel ostaje bolji izbor

Ne prodajem aplikaciju svakome. Tabela je bolja kad:

• podatke unosi jedna osoba,
• struktura vam se još mijenja svake sedmice,
• radite jednokratnu analizu, a ne stalni proces,
• ukupno imate par stotina redova i to ne raste.

Tabela je besplatna, fleksibilna, i svi je znaju koristiti. To su tri ozbiljne prednosti. Aplikacija se isplati kad proces postane stalan i kad ga radi više od jedne osobe — ne prije toga.

Šta dalje

Ako prepoznajete tri ili više znakova s liste, pogledajte šta ulazi u web aplikaciju po mjeri ili mi pišite i opišite proces u dvije-tri rečenice. Kažem iskreno da li vam treba aplikacija ili je dovoljno bolje urediti tabelu.

Česta pitanja

Možemo li zadržati postojeće podatke iz Excela? Da. Prenos podataka iz tabele je standardni prvi korak. Bitno je samo da tabela ima dosljedne kolone — ako nema, počistimo je prije prenosa.

Šta ako nam se potrebe promijene nakon šest mjeseci? Aplikacija po mjeri se dograđuje. Zato na početku radimo samo ono što vam treba sada, a ne sve što bi jednog dana moglo trebati. Tako je i jeftinije i brže.